Politique de confidentialité
Dernière mise à jour :
Cette politique couvre quatre surfaces distinctes :
- le site
www.hairtechpro.ai(le « Site ») ; - Lia by HairTechPro (« Lia »), l’application destinée aux clients des salons ;
- HairTechPro, l’application destinée aux professionnels de la coiffure ;
- le back-office web, utilisé par les salons et par les équipes de HairTechPro.
Elles ne relèvent ni des mêmes traitements, ni, pour partie, des mêmes responsables : elles sont donc distinguées tout au long de ce document. Si vous êtes client d’un salon, les paragraphes qui vous concernent sont ceux relatifs au Site et à Lia ; si vous êtes professionnel, ceux relatifs à l’application HairTechPro et au back-office.
1. Qui est responsable de vos données
Le site hairtechpro.ai
HairTechPro est responsable de traitement pour l’ensemble du site : consultation des pages et inscription à la lettre d’information.
L’application Lia (clients)
L’application met en relation trois acteurs, dont les rôles sont différents.
- HairTechPro est responsable de traitement pour votre compte lui-même : création et authentification du compte, identité et coordonnées, préférences, sécurité, statistiques d’usage agrégées et amélioration du service.
- Votre salon est responsable de traitement pour les données de sa propre activité : sa fiche client, les prestations réalisées, les notes de rendez-vous, les factures qu’il émet et les photographies prises en salon. HairTechPro agit alors comme sous-traitant du salon, sur ses seules instructions.
- Vous décidez de connecter votre compte à un salon donné. Tant que cette connexion n’est pas établie, le salon n’accède pas à votre profil.
L’application HairTechPro et le back-office (professionnels)
L’application professionnelle et le back-office s’utilisent avec un seul et même compte : les traitements décrits ci-dessous valent pour les deux, et la suppression de ce compte vaut également pour les deux.
- HairTechPro est responsable de traitement pour le compte professionnel lui-même : identité et coordonnées du professionnel, authentification, profil public, préférences et sécurité.
- Votre salon est responsable de traitement pour ce qui relève de l’organisation du travail et de son activité : planning, disponibilités, périmètre de déplacement, prestations réalisées, et les données des clients du salon.
- HairTechPro agit comme sous-traitant du salon pour les données des clients que vous consultez ou saisissez dans l’application professionnelle et dans le back-office.
Si vous êtes salarié ou prestataire d’un salon, les questions relatives à l’utilisation de ces outils dans le cadre de votre travail relèvent d’abord de votre salon, en sa qualité de responsable de traitement et, le cas échéant, d’employeur.
Coordonnées du responsable de traitement : HairTechPro, 18 avenue Auber, 78360 Montesson — privacy@hairtechpro.ai. Les informations légales donnent l’identification complète de la société.
Délégué à la protection des données : Morgan Durand — dpo@hairtechpro.ai.
2. Les données que nous traitons
2.1 Sur le site
Le site est un site vitrine. Il ne comporte ni compte, ni espace personnel, ni mesure d’audience. La seule donnée que vous pouvez nous transmettre est votre adresse e-mail, si vous la saisissez dans le formulaire d’inscription à la lettre d’information, accompagnée de la langue d’affichage du site.
2.2 Dans l’application Lia (clients)
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identité | prénom, nom, genre, date de naissance |
| Coordonnées | adresse e-mail, numéro de téléphone |
| Adresse | adresse de domicile, coordonnées de géolocalisation associées, instructions d’accès |
| Compte | mot de passe (sous forme de condensat), sessions, préférences de notification, langue |
| Photographies | photo de profil, albums de progression et d’inspiration, photographies avant / après de rendez-vous |
| Diagnostic capillaire | vos réponses au questionnaire, et celles saisies par votre styliste (voir §3) |
| Vie du salon | rendez-vous, prestations, produits utilisés, notes de rendez-vous, notes du salon vous concernant |
| Facturation | factures émises, montants, coordonnées figurant sur la facture |
| Échanges | messages échangés dans l’application |
| Technique | jetons de notification, identifiants d’appareil, journaux techniques et rapports d’incident |
2.3 Dans l’application HairTechPro et le back-office (professionnels)
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identité | prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone |
| Profil public | nom commercial, biographie, photo de profil, prestations proposées |
| Compte | mot de passe (sous forme de condensat), sessions, préférences de notification, langue |
| Organisation du travail | planning et disponibilités, lieux de travail, congés et absences, kits et matériel |
| Déplacements | point de départ et périmètre de déplacement, lorsque vous proposez des prestations à domicile |
| Abonnement | données de facturation de l’abonnement du salon |
| Technique | jetons de notification, identifiants d’appareil, journaux techniques et rapports d’incident |
Les informations légales du salon (forme juridique, SIRET, numéro de TVA) sont celles de l’entreprise, et non des données personnelles vous concernant ; elles vous sont présentées en lecture seule.
Localisation. L’application professionnelle demande l’accès à la position de votre appareil pour afficher votre position sur la carte d’itinéraire entre deux rendez-vous à domicile. Cette position est lue sur l’appareil, au premier plan et uniquement lorsque l’écran d’itinéraire est ouvert : elle n’est ni enregistrée, ni transmise à nos serveurs, ni utilisée pour suivre votre activité. Vous pouvez refuser cette autorisation ; seul l’affichage de la carte en est affecté.
3. Le diagnostic capillaire : des données de santé
Le questionnaire de diagnostic capillaire recueille, entre autres, l’état de votre cuir chevelu (pellicules, sensibilité, démangeaisons, rougeurs), la chute de cheveux et sa localisation, les changements hormonaux (grossesse, post-partum, périménopause), une perte de poids rapide, votre niveau de stress et les événements de vie associés, ainsi qu’un champ de commentaire libre.
Ces informations sont des données concernant la santé au sens de l’article 9 du RGPD. Elles bénéficient d’une protection renforcée :
- elles ne sont traitées que sur la base de votre consentement explicite (article 9.2.a du RGPD), recueilli avant le diagnostic, séparément de l’acceptation des conditions générales ;
- vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans avoir à vous justifier ; le retrait fait cesser le traitement pour l’avenir et vos réponses sont supprimées ;
- refuser le diagnostic ne vous empêche pas d’utiliser le reste de l’application ni de prendre rendez-vous ;
- elles ne sont accessibles qu’aux professionnels du salon auquel vous avez choisi de vous connecter.
Nous vous invitons à ne pas saisir d’informations de santé dans les champs de commentaire libre ou dans la messagerie au-delà de ce qui est utile à votre coiffeur.
4. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous authentifier | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Vous permettre de prendre rendez-vous et d’échanger avec votre salon | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Établir votre profil capillaire et vous proposer des routines de soin | Consentement explicite (art. 9.2.a) |
| Envoyer les rappels et notifications liés à vos rendez-vous | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Émettre et conserver les factures | Obligation légale (art. 6.1.c) |
| Vous adresser la lettre d’information du site | Consentement (art. 6.1.a) |
| Assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et les abus | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Diagnostiquer les incidents techniques et améliorer l’application | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Gérer le compte professionnel et l’accès du salon à ses outils | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Organiser le planning, les disponibilités et les déplacements | Exécution du contrat, et intérêt légitime du salon (art. 6.1.b et f) |
| Gérer l’abonnement du salon et sa facturation | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
5. Qui accède à vos données
5.1 Destinataires
- Les professionnels du salon auquel vous êtes connecté : votre profil, votre diagnostic capillaire, vos rendez-vous et vos échanges. Tant que vous n’avez pas accepté la connexion avec un salon, celui-ci n’y accède pas.
- Les autres professionnels du salon, lorsqu’ils interviennent sur votre dossier : le back-office permet notamment à un membre du salon de consulter votre agenda et votre profil de diagnostic, et de prendre ou d’annuler un rendez-vous pour votre compte, par exemple lors d’un appel téléphonique.
- Les équipes de HairTechPro, strictement dans la limite de ce qui est nécessaire au support et à l’exploitation du service. Les administrateurs de la plateforme peuvent, depuis le back-office, consulter un compte et procéder à son effacement à la demande de la personne concernée. Ces actions sont tracées.
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins publicitaires.
5.2 Sous-traitants
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Google Cloud Platform / Firebase (Google Ireland Ltd) | Hébergement, base de données, stockage des fichiers, notifications Android | Union européenne (europe-west1), stockage UE |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Lettre d’information du site uniquement | France / Union européenne |
| Twilio Inc. | Envoi des SMS (codes de connexion, invitations, rappels) | États-Unis |
| Resend | Envoi des e-mails transactionnels | États-Unis |
| Expo / EAS | Acheminement des notifications push | États-Unis |
| Stripe | Paiement des abonnements des salons | États-Unis / Irlande |
| Google Maps Platform | Saisie et validation des adresses | Hors Union européenne |
| Sentry | Rapports d’incident et diagnostic technique | États-Unis |
| Google Fonts (back-office) | Polices de caractères chargées à l’exécution, ce qui transmet l’adresse IP du navigateur | Hors Union européenne |
| Mistral AI (fournisseur d’inférence) | Génération des recommandations de routine et des notes de rendez-vous | France / Union européenne |
Chaque sous-traitant est lié par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD et n’intervient que sur nos instructions.
6. Transferts hors de l’Union européenne
L’hébergement, la base de données et le stockage des fichiers restent dans l’Union européenne. Certains sous-traitants listés ci-dessus sont en revanche établis hors de l’Union européenne, principalement aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par des mesures techniques supplémentaires. Vous pouvez en obtenir copie en écrivant à privacy@hairtechpro.ai.
7. Fonctionnalités assistées par intelligence artificielle
Deux fonctionnalités de l’application s’appuient sur un modèle de langage :
- la recommandation de routine de soin, calculée à partir de votre profil capillaire ;
- la rédaction assistée des notes de rendez-vous proposées à votre styliste.
Les données transmises au fournisseur d’inférence pour produire une recommandation comprennent le profil capillaire du client et les données d’identification du client comme du professionnel rattachés au rendez-vous. Nous travaillons à restreindre ces envois aux seules données nécessaires à la recommandation.
Ces fonctionnalités produisent des suggestions. Elles ne prennent aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard et ne relèvent pas d’une décision entièrement automatisée au sens de l’article 22 du RGPD : votre styliste reste seul décisionnaire des prestations et des conseils qu’il vous délivre. Vous pouvez nous écrire pour contester une recommandation ou demander qu’une note générée soit corrigée.
8. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte et profil | Le temps de l’utilisation du service, puis suppression à votre demande |
| Diagnostic capillaire | Jusqu’au retrait de votre consentement ou à la suppression du compte |
| Photographies | Jusqu’à leur suppression par vos soins ou la suppression du compte |
| Messages | Le temps de l’utilisation du service, puis suppression avec le compte |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (art. L. 123-22 du code de commerce) |
| Adresse e-mail de la lettre d’information | Jusqu’à votre désinscription |
| Journaux techniques | 30 jours |
| Rapports d’incident et de diagnostic (Sentry) | 90 jours |
| Compte professionnel et organisation du travail | Le temps de la collaboration avec le salon, puis suppression sur demande |
Le détail de ce qui est effacé et de ce qui est conservé lors de la suppression d’un compte figure sur la page suppression de compte.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
- Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes. La plupart des informations de votre profil sont modifiables directement dans l’application.
- Effacement : obtenir la suppression de vos données. La marche à suivre est décrite sur la page suppression de compte.
- Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine.
- Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.
- Limitation : demander le gel d’un traitement le temps d’une vérification.
- Retrait du consentement : à tout moment, pour le diagnostic capillaire comme pour la lettre d’information, sans que cela remette en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait.
- Directives post mortem : définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à privacy@hairtechpro.ai. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes. Une preuve d’identité peut vous être demandée si un doute raisonnable existe sur l’identité du demandeur.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr — ou, si vous résidez dans un autre État membre, auprès de l’autorité de contrôle de cet État.
Ces droits appartiennent aux clients comme aux professionnels : un utilisateur de l’application HairTechPro ou du back-office les exerce à la même adresse et dans les mêmes délais.
Lorsque la demande porte sur des données dont votre salon est responsable de traitement (fiche client, notes de rendez-vous, factures, planning et organisation du travail), nous la transmettons au salon concerné et vous en informons.
10. Sécurité
Les échanges sont chiffrés en transit. Les mots de passe sont stockés sous forme de condensats. Les photographies ne sont accessibles que par des liens signés à durée de validité limitée. Les accès aux données d’un salon sont restreints aux professionnels de ce salon, et l’accès à votre profil suppose que vous ayez accepté la connexion. Les actions d’administration menées depuis le back-office par les équipes de HairTechPro sont journalisées.
11. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, vous en êtes informé dans l’application avant que la nouvelle version ne vous soit applicable.
12. Contact
privacy@hairtechpro.ai — HairTechPro, 18 avenue Auber, 78360 Montesson.